เทคนิค Productivity สำหรับคนยุคใหม่: คำถามที่พบบ่อยและคำตอบที่ใช้ได้จริง
ถ้าคุณรู้สึกว่างานมี (รับ) ไม่หมด ข้อมูลมันเยอะเกิน สมาธิหาย ตลอดเวลา คุณไม่ได้คนเดียว แล้วเรื่องนี้ยิ่งจะแย่ลงไปเรื่อยๆ ถ้าไม่ทำอะไรสักอย่าง
ที่ดีอย่างนี้ คนส่วนใหญ่จึงเริ่มหาเทคนิค productivity เพื่อควบคุมสถานการณ์ให้ดีขึ้น เรามาตอบคำถามที่พบบ่อยกันเลยดีกว่า อยากรู้ว่าใครทำงานได้เร็ว และทำไมเขาไม่ดูเหมือนเหนื่อยอย่างเรา
ทำไมฉันโฟกัสไม่ได้ แม้ว่าจะไม่มีใครรบกวน?
ปัญหานี้มันไม่ใช่เรื่องของสภาพแวดล้อมหรือเสียงรบกวนตามที่คิด มันเป็นเรื่องของ "cognitive load" ครับ กล่าวคือ สมองของเราเก็บข้อมูลอยู่เพื่อรอการประมวลผล เมื่อเราคิดถึงอีกเรื่องในขณะทำงาน สมองพยายามเก็บมันไว้ พลังงานสมองจึงแตกเสี่ยงไป
วิธีแก้ที่ใช้ได้จริง? จดลงกระดาษหรือทำรายการ todos ให้ออกนอกหัว มันเหมือนการบอกเบาะแสให้สมองว่า "ไม่ต้องกังวล ผมเขียนไว้เรียบร้อยแล้ว" เมื่อสมองไม่ต้องเก็บข้อมูลนั้น พลังจึงเหลือสำหรับการทำงานที่อยู่ตรงหน้า
ลองสังเกตดูเอา วันไหนที่คุณจดสิ่งที่ต้องทำลงไปแล้ว บอกได้ว่าการโฟกัสจะดีขึ้นเยอะ ไม่ต้องแพงแพง หรือมีแอปเพชั่นที่ซับซ้อน กระดาษและปากกาก็พอ
Time blocking vs To-do list วิธีไหนดีกว่า?
มันไม่ใช่เรื่องของ "ดีกว่า" แต่เป็นเรื่องของ ว่าสไตล์การทำงานของคุณเป็นอย่างไร
ถ้าคุณเป็นคนที่ชอบความยืดหยุ่น บางครั้งรู้สึกว่างานเสร็จไปแล้วแบบไม่ตั้งตัว to-do list ก็ได้เหมาะสม แต่ถ้าคุณเป็นคนที่หลงไปทำงานแบบไม่รู้เรื่อง ด้วยเหตุว่ากำลัง "in the zone" และลืมการประชุมที่สำคัญ คุณต้องลอง time blocking
Time blocking คือการตั้งเวลาบล็อคเพื่อทำงานเฉพาะเรื่องหรือเฉพาะกิจกรรมในช่วงเวลานั้นๆ ตัวอย่างเช่น 9:00-11:00 นั่งเขียนรายงาน 14:00-14:30 ตอบเมล ทำแบบนี้ลงไป คุณจะรู้ว่าเวลากำลังไหนและต้องเปลี่ยนไปทำอย่างไร
ที่จริงเอา สำหรับคนขึ้นลงแบบเรา ควรใช้ทั้งสองแบบรวมกัน นั่นคือทำ time blocking ในแต่ละช่วง แล้วใน to-do list ของแต่ละช่วงก็ลองสิ่งที่ต้องทำ
ปล่อยอะไรบ้างที่เราไม่จำเป็นต้องทำเพื่อเพิ่ม productivity?
นี่คือคำถามที่ไม่คนเยอะถามเท่าที่ควร แต่มันสำคัญเหลือเกินครับ
อัตราการตอบสลาม: เมล Slack หรือข้อความไม่ต้องตอบทั้งหมด และไม่ต้องตอบเลย หรือตอบนอกเวลาทำงานได้ เปิดระบบแจ้งเตือนแบบ aggressive มากเกินไปคือศัตรูของ productivity ทีแรก ลองปิดการแจ้งเตือนบางอย่างไป หรือตั้งเวลาตอบข้อความเพียง 2-3 ครั้งต่อวัน
การประชุมที่ไม่ต้อง attend: ถ้าการประชุมนั้นไม่ตรงกับความรับผิดชอบหลักของคุณ จริงๆ อย่าไป หรือถามแล้วว่า "ผมต้องเข้าประชุมนี้เท่านั้นหรือครับ" ที่คนส่วนใหญ่ทำผิดคือ ไป แล้วไม่ได้เอาอะไรกลับมา แล้วคิดว่าเสียเวลา
perfectionism ในงานที่ไม่ต้อง: ตัวอย่างเช่น email response ไม่ต้องเรียบเรียงหรูหรา หรือ slide เก่าไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด ให้ "ดีพอ" แล้ว ย้ายไปอย่างอื่นที่สำคัญกว่า Pareto principle เป็นเพื่อนที่ดี: 80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของความพยายาม
ทำไมฉันตัดสินใจได้ช้า และมันส่งผลต่อ productivity อย่างไร?
Decision fatigue เป็นสิ่งของจริงมาก วันหนึ่งของคุณ (ตั้งแต่ตื่นนอนจนนอน) มีการตัดสินใจกว่า 35,000 ครั้ง ใหญ่ตั้งแต่เลือกผ้าใส่ ไปจนถึงตัดสินใจเลือกตัวอักษรรายงาน
เมื่อวันผ่านไป สมองของคุณเหนื่อยลง (decision fatigue) เหลือเพียงแค่สามารถตัดสินใจได้ช้าลง หรือเลือกที่ "ถูกต้อง" น้อยลง นี่คือเหตุผลว่าทำไมรองเท้า CEO บางคน ใส่สีเดียวตลอด หรือกินอาหารเดียวที่ อา อีกเรื่องหนึ่งแล้ว
วิธีแก้: ลดการตัดสินใจที่ไม่จำเป็น ให้ routine เป็นสิ่งอัตโนมัติ วันไหนต้องสวมว่าง ตั้งข้อมูลการแต่งตัวไว้ก่อนแล้ว วันไหนต้องไปประชุม ให้ห้องประชุมกำหนดไว้ตายตัว และที่สำคัญ ตัดสินใจเรื่องสำคัญเมื่อสมองใหม่สด กล่าวคือตอนเช้า ไม่ใช่เย็นตรง 5 โมง
ผมเหนื่อยง่าย ตั้งแต่เช้า หลังจากเข้างาน 2 ชั่วโมง มีวิธีแก้ไหม?
มันอาจจะไม่ใช่เรื่องของ productivity technique เลย แต่เป็นเรื่องของ energy management มากกว่า
หากคุณเหนื่อยหลังจาก 2 ชั่วโมง ให้ลองตรวจสอบว่า:
- นอนหลับได้ดีหรือไม่? สัญญาณที่ชัดเจนของการนอนไม่พอคือ เหนื่อยง่ายในช่วงบ่าย และไม่สามารถเก็บความในการประชุมได้ หลักการคือ 7-9 ชั่วโมง ต่อวัน (ใช่แล้ว มันเป็นสิ่งที่คนบอกมา แต่จริงจริง)
- กินข้าวเช้าไหม? ถ้ากินแล้ว เป็นแบบไหน มีโปรตีนไหม ถ้ากินแค่ขนมปัง พลังงานจะลดลงเร็ว
- นั่งไป 2 ชั่วโมงหรือ? ลองยืนขึ้น เดินไปหาน้ำดื่ม หรือกระเหง้า 5 นาทีก่อนปล่อย
อีกทีหนึ่ง งานส่วนใหญ่ที่ "ให้ความเหนื่อย" นั้นจริงๆ แล้วเป็นการใช้ความสามารถทางจิตใจ เมื่อมันหนักเกินไป ร่างกายถึงจะสอบตกติด ลองใส่ "break time" เข้าไปในตัวชาร์ทการทำงาน (Pomodoro technique เป็นการ focus 25 นาที พักค่อนข้างนาน 5 นาที) จะช่วยให้พลังงานเก็บไว้จนเลิกงาน
ฉันทำงาน remote มีเทคนิคอะไรช่วยเรื่อง focus บ้าง?
Remote work มันเป็นลูกของสวรรค์สำหรับ productivity แต่ถ้าทำไม่ดี มันก็สามารถกลายเป็นนรกทำเทพเจ้าบ้าน ได้ครับ
เทคนิคสำหรับ remote work:
- ออกจากห้องนอนให้ได้: ทำงานบนเตียง สมองของคุณจะคิดว่ากำลังเล่น ไม่ใช่ทำงาน หรืออย่างน้อย เปลี่ยนเก้าอี้ ตั้งพื้นที่ "ห้องทำงาน" ให้ชัดเจน
- ตั้งเวลาเข้า-ออกแบบตายตัว: ไม่ว่าจะเป็น remote ก็เหมือนกัน เข้างาน 9 โมง ออก 5 โมง มีผล bias ต่อสมองว่า "นี่คือโหมดทำงาน"
- ปิด notifications ของการสื่อสารส่วนตัว: ไม่ว่า Facebook Instagram หรือ Line ส่วนตัว ทำให้มองไม่เห็น ในเวลาเข้างาน
- ยืนขึ้น หรือเปลี่ยนพื้นที่บ่อย: หลังจาก 90 นาที นั่งประมาณครึ่งชั่วโมง ลงจากห้องทำงาน หรือปลายคอนโด ช่วยให้กล้ามเนื้อกระตุ้นและจิตใจ refresh
และนึกไว้ว่า remote work ไม่ได้หมายถึง "ทำงาน 24/7 เพราะอยู่ที่บ้าน" ถ้าคุณออกจากโต๊ะทำงาน ให้มันจบจริงๆ ไม่ให้มัน blur เข้ากับชีวิตส่วนตัว
ใช้แอปหรือเครื่องมือช่วยทำงาน (tools) เยอะแล้วแต่ยังไม่ดีขึ้น ทำไม?
นี่เป็นสิ่งที่เรียกว่า "tools trap" ครับ คนเรากว่า ให้ tools ดีขึ้น productivity ก็ดีขึ้น แต่จริงๆ แล้ว tools ดีหรือไม่ดี ไม่ใช่ตัวหลัก
ตัวหลักคือ : ระบบของคุณ
ถ้า to-do list ของคุณ chaotic เปิด 10 app แต่บันทึกสิ่งที่ต้องทำในสถานที่ต่างๆ ทั้ง Notion, Asana, Todoist, Microsoft To Do ได้เท่าไหร่ มันก็ไม่ช่วยหรอก เพราะคุณมีระบบ 5 ตัวและไม่รู้ว่าต้องทำอะไรจริงๆ
วิธีแก้: เลือก tool เดียว ถึงจะเก่าแกล้ม ถ้าคุณใช้มัน ผลจะดีกว่า "app ใหม่เจ๋ง แต่ใช้อยู่ 3 วัน แล้วทิ้ง" ดังนั้นก่อนซื้อหรือติดตั้ง app ใหม่ ให้ถามตัวเอง: "ผมต้อง tools นี้จริงๆ หรือว่าผมต้องระบบการทำงานที่ดีขึ้น?"
บางครั้ง ปากกา + สมุดบันทึก ง่ายกว่า app ที่มี AI ยิ่งเยอะเยอะ เจ้าเสียเวลาเรียนรู้มันอีก ลองใจเลย
สรุป productivity ไม่ใช่เรื่องของ app หรือ tools ที่ชั้นสูง มันเป็นเรื่องของวินัย ระบบ และการให้คุณค่ากับเวลาของตัวเอง ถ้ามีสิ่งเหล่านี้ แล้ว สมุดเก่าเอกสารก็ทำได้ดีแล้ว
แสดงความคิดเห็น